Automação de processos para pequenas e médias empresas

O que é automação de processos

Automação de processos, também chamada de automatização de processos, é colocar em um sistema as etapas de uma rotina que sempre acontecem do mesmo jeito. Em vez de alguém copiar dados de uma planilha, colar em um modelo de Word, conferir valor por valor e salvar em PDF, o sistema faz essa parte e a pessoa só decide o que precisa de decisão.

O objetivo não é tirar pessoas do processo. É tirar das pessoas o trabalho que não exige julgamento, para que o tempo da equipe vá para atender cliente, vender e decidir.

Exemplos de processos que vale automatizar

• Relatórios periódicos montados a partir de planilhas ou formulários
• Propostas técnicas e comerciais que começam sempre do mesmo modelo
• Laudos, diagnósticos e pareceres com estrutura fixa
• Conferência de documentos, fotos e textos antes de enviar ao cliente
• Cadastros de clientes, fornecedores e contratos digitados em mais de um lugar
• Lembretes, cobranças e agendas que dependem de alguém lembrar

Repare que nenhum desses exemplos exige uma empresa grande. Eles aparecem em escritórios de engenharia, consultorias, contabilidades, prestadores de serviço e comércio.

Sinais de que seu processo precisa de automação

• O mesmo dado é digitado em dois ou mais lugares
• Só uma pessoa sabe montar determinado relatório
• Existe planilha com "versão final", "final 2" e "final de verdade"
• O erro só aparece quando o cliente reclama
• A entrega atrasa porque a montagem do documento leva mais tempo que a análise

Se dois ou mais desses sinais aparecem toda semana, o processo já custa mais caro do que parece: em horas da equipe e em decisões tomadas com dado errado ou atrasado.

Agilidade nos processos sem perder qualidade

Quem procura agilidade nos processos normalmente quer duas coisas ao mesmo tempo: entregar mais rápido e errar menos. A automação resolve as duas porque o sistema segue sempre a mesma regra. O texto padrão é o mesmo, o cálculo é o mesmo e o arquivo sai no mesmo formato, independentemente de quem está operando ou do dia da semana.

Caso real: proposta de até 2 horas para 5 minutos

Na VLSolutions, empresa de engenharia do mesmo grupo da HubVLS, montar uma proposta técnica levava de 40 minutos a 2 horas, dependendo da complexidade. Depois do sistema, a proposta sai em 5 minutos, no papel timbrado e no padrão da empresa. O laudo técnico, que levava cerca de 5 dias, passou a ficar pronto em cerca de 4 horas.

O ganho não veio de digitar mais rápido. Veio de parar de digitar o que se repete: escopo escolhido em lista, normas e prazos que entram sozinhos e documento gerado pronto.

Como a HubVLS faz a automação

• Diagnóstico: entendemos o processo como ele é hoje, quem faz, quanto tempo leva e onde erra
• Construção: montamos o sistema sob medida, com as regras da sua empresa, e você valida cada parte
• Implantação: colocamos para rodar com a sua equipe, com acesso pelo celular e pelo computador
• Manutenção mensal: ajustes, melhorias e suporte, para o sistema acompanhar a empresa

O modelo de contratação é implantação mais mensalidade. Começamos por um processo, o que mais consome horas, e expandimos a partir dele.

Atendimento em todo o Brasil

A HubVLS trabalha 100% de forma remota. Diagnóstico, construção, implantação e suporte acontecem por videochamada, WhatsApp e pelo próprio sistema, para empresas de qualquer cidade do Brasil e também do exterior.

• Acre
• Alagoas
• Amapá
• Amazonas
• Bahia
• Ceará
• Distrito Federal
• Espírito Santo
• Goiás
• Maranhão
• Mato Grosso
• Mato Grosso do Sul
• Minas Gerais
• Pará
• Paraíba
• Paraná
• Pernambuco
• Piauí
• Rio de Janeiro
• Rio Grande do Norte
• Rio Grande do Sul
• Rondônia
• Roraima
• Santa Catarina
• São Paulo
• Sergipe
• Tocantins

Perguntas frequentes

Outros guias

• Como automatizar relatórios em Word e PDF
• Como automatizar propostas técnicas e comerciais
• Automação de processos para consultores
• Automação de processos com inteligência artificial